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SUJET : Règlement intérieur de l'association S.A.R.A.

Règlement intérieur de l'association S.A.R.A. 02 Avr 2016 16:32 #16243

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REGLEMENT INTERIEUR ASSOCIATION S.A.R.A, UN NOUVEAU DEPART
ADOPTE PAR L'ASSEMBLEE GENERALE DU 6 MARS 2016


LE REGLEMENT INTERIEUR CONCERNE LES DROITS ET LES OBLIGATIONS DES MEMBRES DE L'ASSOCIATION (FAMILLES D'ACCUEIL, BENEVOLES, ADHERENTS, ADOPTANTS, ETC…).
IL VIENT EN COMPLEMENT DES STATUTS ET FIXE LES REGLES D’ORGANISATION ET DE FONCTIONNEMENT DE L'ASSOCIATION. IL NE PEUT EN AUCUN CAS ETRE CONTESTE. LE REGLEMENT INTERIEUR PEUT ETRE MODIFIE SUR DEMANDE DU PRESIDENT. IL EST VALIDE PAR L'ASSEMBLEE GENERALE.


ARTICLE 1 – PRESENTATION

L'Association « S.A.R.A, un nouveau départ », a été créée le 8 janvier 2008 et déclarée à la préfecture de Grenoble sous le n° W 381003868. Elle fait partie des associations à but non lucratif de la loi du 1er juillet 1901.
L'Association « SARA Un nouveau départ », est une association de protection animale qui ne dispose pas de refuge mais elle recueille les chiens, les chats et les rongeurs grâce aux familles d'accueil bénévoles résidant en région Rhône-Alpes. L’association a pour but d'accueillir les animaux abandonnés, errants ou maltraités, afin de gérer leur réinsertion et leur placement dans une famille adoptive. L'association dispose de places limitées en fonction des familles d’accueil disponibles. Elle n'a pas pour vocation de racheter des animaux et ne favorise pas le commerce de ceux-ci.
La totalité des sommes perçues à titre de dons, avantages ou participations est reversée en totalité à l'association SARA, un nouveau départ. Aucune somme ou avantage ne saurait être perçue à titre individuel.

ARTICLE 2 – COMPOSITION

L'association est composée des membres suivants :
- Membres actifs ou adhérents
- Membres bienfaiteurs
- Membres d’honneur (Familles d’Accueil)
L'association est composée d'un bureau et d'un conseil d'administration.

1) Le conseil d'administration est élu par les membres présents lors de l’assemblée générale.
Sont éligibles les personnes physiques, membres de l’association, âgées de 18 ans au moins.

S’il est élu, le candidat s’engage à :
 Déférer à toute convocation du conseil d’administration
 Prendre une part active aux débats et délibérations du conseil d’administration
Les administrateurs sont élus pour 1 an par l’assemblée générale, au scrutin à main levée ou à bulletin secret. Le mandat des administrateurs prend fin ou est renouvelé à l’issue de l’assemblée générale qui se déroule au bout d’une année de mandat.

Sont électeurs les membres d’honneur ainsi que les membres actifs et bienfaiteurs ayant adhéré à l’association au titre de l’année précédente.
Tout membre du conseil d’administration peut être révoqué, notamment en cas de 3 absences consécutives aux convocations du conseil d’administration, ou de comportement incompatible avec l’esprit de l’association, ou en infraction avec les statuts ou le règlement intérieur. L’intéressé doit être mis en mesure de faire valoir ses observations en défense. La révocation d’un membre du conseil d’administration est votée par l’assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) à la majorité absolue des votants. L’administrateur ainsi révoqué perd la qualité de membre de l’association.

Les convocations aux réunions du conseil d’administration sont adressées par le président par tout moyen écrit au moins 15 jours avant la réunion et mentionnant, à titre indicatif, l’ordre du jour qui peut être complété en séance.
Lorsqu’il est donné pouvoir de représentation, chaque pouvoir, nécessairement écrit et signé par le membre absent, n’est valable que pour une séance du conseil d’administration. Il mentionne clairement l’identité du mandant et celle du mandataire ainsi que la date, le lieu et l’ordre du jour de la séance du conseil d’administration concernée. Les votes se déroulent à main levée.

2) Le Bureau exécutif : Immédiatement après son élection, le conseil d’administration choisit parmi ses membres, à main levée, le bureau exécutif qui est désigné pour un mandat de 1 an. Le bureau comprend à titre permanent, le Président de l’association.
Les membres du bureau sont révocables par le conseil d’administration pour juste motif, après que l’intéressé a été mis en mesure de présenter ses observations. Le conseil d’administration se prononce à scrutin secret, à la majorité absolue des suffrages exprimés, après l’audition de l’intéressé.

Peuvent être retenus comme juste motif :
 3 absences consécutives aux convocations du bureau.
 Un comportement incompatible avec l’esprit de l’association ou en infraction avec les statuts ou le règlement intérieur (exemple : insultes, atteinte à l’image d’un bénévole ou de l’association, etc….).

La personne ainsi révoquée perd son mandat d’administrateur et sa qualité de membre de l’association.
En cas de vacance d’un membre du bureau, pour quelque cause que ce soit, le conseil d’administration pourvoit à son remplacement dans un délai de 3 mois, parmi les membres du conseil d’administration. La personne ainsi désignée exerce ses fonctions pour la durée du mandat qui reste à courir.

Le rôle du président
- Animer l’association, coordonner les activités.
- Assurer les relations publiques, internes et externes.
- Représenter de plein droit l’association devant la justice.
- Diriger l’administration de l’association : signature des contrats, recrutement des bénévoles…
- Agir et faire toutes opérations concernant le fonctionnement du compte bancaire de l’association (ouverture et clôture de compte ; encaissement des sommes versées à l’association par chèques, espèces ou Paypal ; retraits et paiements par espèces, carte bancaire, virements ou chèques ; approbation règlements et arrêtés de compte, accès aux pièces concernant les opérations enregistrées sur le compte).
- Représenter l’association pour tous les actes l’engageant à l’égard des tiers.
- Faire le rapport annuel de l’activité à l’assemblée générale.
Le président cumule les qualités de président du conseil d’administration, du bureau et de l’association ; ses fonctions sont bénévoles et principalement honorifiques et représentatives. Il peut déléguer par écrit, ses pouvoirs et sa signature pour certains actes de nature technique, administrative ou comptable, à toute personne de son choix. Il peut à tout instant mettre fin aux dites délégations.

Le rôle du trésorier
Le trésorier a la responsabilité de gérer le patrimoine financier de l’association. Il prépare le compte de résultat et le bilan présentés à l’assemblée générale annuelle où il rendra compte de sa mission. Le trésorier peut par délégation et sous contrôle du Président procéder à l’encaissement des recettes sur le compte de l’association. Il exerce ces fonctions de façon bénévole et désintéressée sous la direction du Président.

Le rôle du secrétaire
Le secrétaire tient la correspondance de l’association. Il établit ou fait établir sous son contrôle, les procès verbaux des réunions du bureau, du conseil d’administration et des assemblées générales. Ces deux derniers doivent être adressés dans un délai de 1 mois aux membres du conseil d’administration et dans un délai de 6 mois aux autres membres de l’association. Il joue un rôle clé dans la communication interne et externe de l’association, il tient à jour les registres de l’association (intranet : fichiers des adhérents, des bénévoles, des partenaires,...). Il procède ou fait procéder, sous son contrôle, aux déclarations à la Préfecture et aux publications au Journal Officiel, dans le respect des dispositions légales et réglementaires. Il exerce ces fonctions de façon bénévole et désintéressée sous la direction du Président.

Article 3 – Cotisation

- Les membres d'honneur, ne paient pas de cotisations (sauf s’ils en décident autrement de leur propre volonté).
- Les membres adhérents doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle. Le montant de celle-ci est fixé chaque année par le bureau lors de l'assemblée générale.
- Les membres bienfaiteurs décident de verser une somme à leur convenance.
Le versement de la cotisation doit être établi par chèque ou espèces à l'ordre de : l'association « SARA, Un nouveau départ ». Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé même en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre en cours d’année.

Article 4 – Admission de nouveaux membres

- Membres d’honneur :
L'association peut à tout moment accueillir de nouveaux membres d’honneur. Ceux-ci devront respecter la procédure d'admission suivante :
• Remise d'une demande écrite (formulaire famille d’accueil) auprès d’un représentant du bureau avant l’accueil d’un pensionnaire qui sera validé par le Président.
• Visite de contrôle chez le membre d’honneur par un membre du Bureau.

- Autres membres :
Ceux-ci devront respecter la procédure d'admission suivante :
• Remise du formulaire d’adhésion et versement de la cotisation
Les documents à remplir (formulaire famille d’accueil, bulletin d’adhésion, etc…) sont disponibles au siège social de l’association et consultables sur le site internet www.sara.asso.fr.

Article 5 – Démission – Exclusion – Décès d'un membre

• En cas de démission, celle-ci doit être adressée au président de l'association par lettre recommandée. Elle n'a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
• Comme indiqué à l'article 7 des statuts, l'exclusion d'un membre peut être prononcée par les membres du bureau ou du conseil d’administration, pour motif grave.
Sont notamment réputés constituer des motifs graves :
 Mauvais traitement sur l’animal confié
 Non-respect du règlement intérieur et des statuts de l'association
 Condamnation pénale pour crime et délit
 Toutes actions de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l'association ou à sa réputation
 Toutes insultes ou comportement incorrect à l’encontre d'un membre de l'association
La personne contre laquelle une procédure d'exclusion est engagée sera convoquée auprès des membres du bureau afin de présenter sa défense préalablement à la décision d'exclusion. L'intéressé peut se faire assister par un membre de l'association de son choix. La décision d'exclusion est adoptée par les membres du bureau statuant à la majorité absolue par un vote à main levée à l'issue de la rencontre.
Si l'exclusion est prononcée, une procédure d'appel est autorisée auprès du conseil d’administration par lettre recommandée et ce dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception de la lettre recommandée notifiant l'exclusion. Le conseil d’administration est alors convoqué et rendra une décision par vote à bulletin secret. Cette décision ne pourra pas être remise en cause et sera définitive.

• En cas de décès d'un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l'association.

Les cotisations versées à l'association sont définitivement acquises, même en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre en cours d'année.

Article 6 – Assemblées générales – Modalités applicables aux votes

Conformément à l'article 6.1 des statuts de l'association, l'assemblée générale ordinaire se réunit 1 fois par an en mars sur convocation.
Seuls les membres à jour de leur cotisation à la date de la convocation de l'assemblée générale, ou membres depuis plus de 6 mois sont autorisés à participer.
Ils sont convoqués suivant la procédure suivante : courrier ou mail 1 mois avant la date de l’assemblée générale.
Au début de chaque réunion, l’assemblée générale appelée à délibérer, procède à la désignation de son bureau, composé au moins du président et du secrétaire de séance, ce bureau peut être celui de l’association.
Le président préside les assemblées générales, expose les questions à l’ordre du jour, et conduit les débats. En cas d’empêchement, le président se fait suppléer par la personne de son choix, par procuration écrite.
Le vote des résolutions s'effectue par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le Président de séance ou par vote à main levée.

 Votes des membres présents : Les votes s'effectuent par bulletin secret déposé dans l'urne tenue par le Président de séance ou par vote à main levée.
 Votes par procuration : Si un membre de l'association ne peut pas assister personnellement à une assemblée générale, il peut s'y faire représenter par un mandataire à qui il donne sa voix par preuve écrite (courrier, mail) remis au début de l’assemblée au président de séance.
 Les votes par correspondance sont interdits.

Conformément à l'article 6.2 des statuts de l'association, une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée en cas de modification essentielle des statuts ou du règlement intérieur, situation financière difficile, à la demande écrite du président de l’association ou d’un membre du conseil d’administration.

L’ensemble des membres de l'association sont convoqués selon la procédure suivante :
• Lettre simple ou mail dans un délai minimum de 15 jours avant la date de l’assemblée générale extraordinaire.

Article 7 – Commission de travail

Des commissions de travail peuvent être organisées entre les membres du bureau et du conseil d’administration par décision du président. Date et fréquence à convenir avec les membres.

Article 8 – Gestion des sauvetages

Les membres du conseil d’administration donnent procuration au président de l’association pour prendre la décision de prise en charge d’un animal sous l’association. Si le président le souhaite il peut solliciter l’avis des membres du bureau afin de statuer sur un SOS plus difficile.

Tout animal identifié par un tatouage ou une puce électronique ne peut être pris en charge par l'association que sur la remise des documents suivants :
- carte d'identification ou de propriété établie au nom de la personne souhaitant confier l'animal, dûment signée et datée par celle-ci, afin d'opérer le transfert de son identification
- contrat de cession complété et signé
- carnet de santé si existant
- don couvrant les frais d'abandon de l'animal dont le montant est indiqué sur le contrat de cession.

Les animaux non identifiés devront obligatoirement faire l'objet d'un contrat de cession.
A défaut de pouvoir remettre les documents requis, l'animal ne peut être en aucun cas pris en charge par l'association.
Tous les documents remis lors de l'abandon devront être transmis au président dans un délai de deux semaines maximum après la prise en charge de l’animal.
Dans un délai de 15 jours maximum après l'entrée de l'animal au sein de l'association, les renseignements relatifs à l'animal et les photographies de celui-ci seront transmis aux membres en charge de la mise à jour du site Internet, du forum et de l'intranet de l'association.

Article 9 – Les soins vétérinaires

L'association prend en charge les soins vétérinaires de base suivants :
• Identification
• Vaccination
• Test FIV et leucose pour les chats et chatons de plus de 3 mois
• Stérilisation pour les animaux mâles de plus de 3 mois et pour les femelles de plus de 6 mois (exception faite des rongeurs, qui pourra être réalisée sur demande du futur adoptant)

Dès l’arrivée de l’animal pris en charge par l’association, une période de quarantaine stricte de 15 jours minimum devra être respectée par la famille d’accueil afin d’éviter toute contagion avec ses propres animaux. Pendant cette période le pensionnaire de l’association ne devra en aucun cas être en contact avec d’autres animaux et des mesures de protection devront être prises afin d’éviter la contamination (lavage des mains régulier, etc…). Tout chat âgé de plus de 3 mois doit être testé leucose et FIV dès son arrivée en famille d'accueil.
Tout soins vétérinaire autre que les soins de base, tout achat, prêt ou location de matériel destiné à l'association, effectué au nom de l'association, ou pouvant engager la responsabilité ou l'image de l'association, sauf cas d'urgence vitale (pour l'animal) doit recevoir l'accord du Président AVANT d'être effectué.
Les soins vétérinaires seront dispensés dans un cabinet vétérinaire choisi par l'association.
En cas d'urgence (péril immédiat pour l'animal), il pourra être dérogé à la règle sur approbation du Président par SMS ou mail.
Tout frais engagé sans respect de la présente règle est à la charge de la personne ayant conduit l'animal.
Tout animal (de plus de 3 mois) confié à l'association doit être vacciné et identifié (puce électronique ou tatouage) au minimum. Pour les chats (de plus de 3 mois), testé leucose et FIV dans un délai de 15 jours à compter de son entrée à l'association, auprès d'un vétérinaire choisi par l'association, sauf contre-indication vétérinaire (problème de santé) nécessitant un report de ces mesures.

Article 10 – Les familles d'accueil

Le choix d'une famille d'accueil est fait par un membre du Bureau. Il devra en tenir informé le président dès décision de placement d'un animal, afin que la liste des familles d'accueil disponibles soit tenue à jour. Le membre du bureau ayant accepté la famille d'accueil (après une rencontre et une fois le formulaire destiné aux familles d'accueil rempli, signé et renvoyé au président dans un délai d'une semaine maximum), sera en charge de cette famille d'accueil jusqu'à son départ de l'association.
Lors du placement de l'animal, la famille d'accueil devra remplir et signer le contrat d'accueil ainsi que le règlement intérieur qui seront envoyés au siège social de l'association dans un délai maximum d'une semaine à partir de la date de l'accueil de l'animal.
La carte d'identification de l'animal sera conservée au siège social de l’association. Le carnet de santé de l'animal (si existant) sera prêté par l'association à la famille d'accueil ou sera émis par le vétérinaire qui le lui remettra.
Il sera également remis une carte de membre de l'association, qui permettra de prouver son appartenance à l'association auprès des vétérinaires partenaires.
Les familles d'accueil pour les chiens et les chats sauvages doivent être assurées « responsabilité civile » et avertir leur assureur qu'elles ont chez elle un animal de l'association. Comme la loi le stipule, en cas d'accident, c'est l'assurance de la personne ayant l'animal en garde qui couvre les frais.
L'association n'accueillant pas de chien catégorisé, il n'est pas nécessaire pour la famille d'accueil de détenir le certificat de capacité.

Chaque famille d'accueil ne doit avoir chez elle que des animaux de l'association en plus des siens, ceci afin d'éviter une surcharge d'animaux à son domicile et la contamination entre les animaux de plusieurs associations en cas de maladie.
Toutefois, si elle souhaite être famille d'accueil pour plusieurs associations, une période de quarantaine stricte devra être respectée pendant 40 jours au minimum, les animaux ne devront en aucun cas être en contact pendant toute cette période et des précautions devront être prises (lavage des mains, pédiluve, etc...) afin d'éviter une contamination croisée.

Chaque famille d'accueil ne peut accueillir plus de 3 animaux de l'association dont 2 chiens maximum (excepté au siège social de l’association, qui dispose d’équipements adaptés notamment pour les périodes de quarantaine). Il est précisé qu'une portée de chatons, de rongeurs ou de chiots sera considérée comme comptant pour 1 place dans le cadre de la présente limitation.
A titre exceptionnel, en cas d'absence de courte durée (exemple : vacances) d'une famille d'accueil nécessitant un placement temporaire des animaux accueillis par cette famille, le nombre maximum d'animaux confiés pourra être porté à 4.
3 places d'accueil (1 pour un petit chien, 1 pour un chat et 1 pour un rongeur) seront maintenues disponibles au siège social de l’association afin de pouvoir accueillir un animal nécessitant un accueil urgent ou pouvoir procéder à un changement de famille d'accueil en cas de problème.

Article 11 – Placement en famille d'accueil en vue d'une adoption

Tout placement en vue d'une adoption doit faire l'objet de la signature de 2 contrats, le contrat d'accueil (durée maximum de 2 mois) et le contrat d'adoption entre l'association représentée par un membre du bureau et la famille d'accueil souhaitant adopter l'animal et ayant été retenue par un membre du bureau ou suite à un vote à la majorité en cas de désaccord entre les membres du bureau. En cas d'égalité, la voix du président est prépondérante.


Les documents à présenter par l’intéressé en vue de l'établissement dudit contrat sont :
- justificatif de domicile de moins de 3 mois
- copie de la pièce d'identité en cours de validité
- chèque du montant de l'adoption et chèque de caution du montant de la stérilisation (si celle-ci n'est pas réalisée avant le placement).
Le carnet de santé sera remis à la famille d'accueil/adoptant.
Les contrats et les chèques devront être transmis par le membre du bureau ayant réalisé l'adoption dans un délai de deux semaines maximum au siège social de l’association.
Pendant la période d'accueil, la famille pourra ramener l'animal à l'association si elle ne souhaite pas donner suite à la procédure d'adoption définitive et si elle ne souhaite pas conserver l’animal en famille d’accueil, après accord et selon les modalités indiquées par le président. L'animal sera placé dans une autre famille d’accueil. A défaut de place il sera ramené au siège social de l’association. Si l'animal ne présente aucune séquelle provoquée par la famille ou n'engage aucun frais à l'association pour son retour et que tous les documents ou matériaux prêtés sont rendus, le contrat d'adoption sera annulé et aucune somme réclamée.

Article 12 – Procédure d'adoption d'un pensionnaire

Tout placement d'un pensionnaire doit faire l'objet d'un formulaire avant adoption rempli et retourné à l'association avant la date de l'adoption. Une visite chez l'adoptant sera également obligatoire avant ou au moment de l'adoption. Le représentant de l'association se réserve le droit de ne pas valider l'adoption le jour de la visite si les conditions de vie présentent un risque pour la santé de l'animal. La signature du contrat découverte et du contrat d'adoption sont obligatoires entre l'association et l'adoptant.

Les documents à présenter par l'adoptant pour l'établissement du contrat d’adoption sont :
- Justificatif de domicile de moins de 3 mois
- Pièce d'identité en cours de validité
- 1 ou 2 chèques (avec dates d'encaissement au dos des chèques) couvrant le montant des frais d'adoption + 1 chèque de caution du montant de la stérilisation (si elle n'est pas réalisée avant l'adoption).

Le carnet de santé sera remis à la famille au moment de la signature des contrats et de la visite chez l'adoptant. Les contrats et documents ainsi que le(s) chèque(s) devront être transmis par le membre du bureau ayant signé l'adoption dans un délai d'une semaine maximum au siège social de l’association.

Pendant la période de découverte, la famille pourra ramener l'animal au siège social de l’association si elle ne souhaite pas donner suite à la procédure d'adoption définitive, après accord et selon les modalités indiquées par le président. L'animal sera rendu à l'association. A défaut de place il sera confié à une famille d'accueil. Si l'animal ne présente aucune séquelle provoquée par la famille ou n'engage aucun frais pour l'association et que tous les documents prêtés sont rendus, l'adoption est annulée et aucune somme n'est réclamée.

La période découverte dont la durée est fixée à un maximum de 1 mois (sauf dérogation d'un membre du bureau, aux vues de circonstances particulières, permettant de prolonger cette période d'un mois), si l'adoptant confirme son souhait d'adopter l'animal et sur approbation d'un membre du bureau, le changement de propriétaire sera effectué (après le paiement total des frais d'adoption et la justification de la stérilisation de l'animal adopté si cela n'est pas réalisé avant l'adoption).

L'Association garde le droit de visite ou contrôle des animaux adoptés sans dénonciation ou demande préalable. Dans le cas de non-conformité aux bons soins de l'animal ou fausse déclaration lors de la signature du contrat d'adoption, l'association et ce sous l'ordre du président pourra ordonner le retrait immédiat de l'animal.

Article 13 – Communication au sein de l'association

Chaque membre de l'association, quelle que soit sa position, se doit de veiller à la bonne circulation des informations (renseignements relatifs aux animaux pris en charge par l’association, photographies des animaux, disponibilité des familles d'accueil…) et documents (contrat de cession, carte d'identification, contrat d'accueil, contrat découverte, contrat réservation ou contrat adoption). Il est de la responsabilité de chacun de contribuer au bon fonctionnement de l'association. Chaque membre du bureau est tenu d'avoir accès à l'intranet de l'association SARA, un nouveau départ et d'avoir accès aux différents contrats.

Article 14 – Marketing, publicité

Toute publicité, communication de renseignements, prospection effectuées au nom de l'association, ou pouvant engager la responsabilité ou l'image de l'association, doivent obligatoirement avoir reçu l'assentiment écrit du président. Toute publicité ou document émis concernant l'association ne doit porter que les coordonnées du siège social de l'association.
MERCI A TOUS DE RESPECTER NOTRE REGLEMENT INTERIEUR
On peut juger de la grandeur d'une nation par la façon dont les animaux y sont traités (Gandhi).
L'âme est conscience et respect avant tout, conscience de l'être, respect de l'être, avec ses composants : compassion, liberté, vérité. (Andrée...
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